Jak niszczyć dokumenty firmowe w sposób bezpieczny? O tym warto pamiętać

Coraz więcej firm decyduje się na to, aby przeprowadzić reorganizację firmowego archiwum, zrezygnować z jego tradycyjnej formy, a zastąpić ją cyfrową. To oczywiście związane jest z koniecznością wykonania całego szeregu prac, w tym skanowaniem dokumentów, a także zniszczeniem tych w wersji papierowej. Z uwagi na rożnego typu procedury, wszystko musi być przeprowadzone zgodnie z prawem. Warto w tym zakresie podjąć współpracę z doświadczoną firmą, która specjalizuje się w niszczeniu dokumentów.

Trudno wyobrazić sobie firmę, która nie posiada archiwum. Oczywiście jego wielkość zależy od wielkości firmy, ilości klientów, zawieranych umów, ilości dokumentów, jak również branży, w której działa firma. Posiadanie firmowego archiwum, niesie za sobą przede wszystkim bardzo dużo korzyści organizacyjnych. Gdy mamy wszystko uporządkowane, łatwo szukać potrzebnych dokumentów, łatwiej usprawnić wszystkie procesy organizacyjne czy produkcyjne w firmie. Na pewno na wyższym stopniu będzie stała również obsługa klienta, która w dzisiejszych czasach ma bardzo duże znaczenie.

Chcąc przenieść firmowe archiwum na formę cyfrową, musimy wykonać cały proces zgodnie ze wszystkimi standardami. Zeskanowane dokumenty powinny zostać dokładnie opisane, a te, które są w formie papierowej – zniszczone. Niszczenie dokumentów to proces, który powinien zostać przeprowadzony przez specjalistów.

Zobacz także: https://www.absolutum.pl/dlaczego-recykling-jest-wazny-i-jak-wybrac-odpowiedniego-odbiorce-surowcow/

Jak odbywa się niszczenie dokumentów?

Pierwszy krok to organizacja własna, a więc fizyczne przeniesienie dokumentów na formę cyfrową. Drugi krok to znalezienie wykonawcy, trzeci to zniszczenie dokumentów. Jedną z bardzo ważnych rzeczy jest to, aby wykonawca dostarczył nam specjalne pojemniki (zamykane, zapieczętowane), do których będziemy wrzucać zeskanowane dokumenty. Ograniczymy tym samym możliwość kradzieży danych oraz na pewno nic nie pominiemy.

Gdy wszystkie dokumenty będą zeskanowane i umieszczone w pojemnikach, następuje ich odbiór oraz transport do miejsca niszczenia. To kolejny ważny krok. Niszczenie dokumentów, które realizuje firma https://medienpartner.pl/ odbywa się przy pomocy specjalnych niszczarek. Dzięki nim następuje niszczenie w takim stopniu, aby całkowicie uniemożliwić odczytanie jakichkolwiek danych. Cały proces jest dokumentowany (film, zdjęcia), a klient powinien otrzymać materiały po wykonaniu zlecenia, wraz z odpowiednim zaświadczeniem, które potwierdza wykonanie zadania.